Fiche métier Assistant administratif (H/F)
Les informations clés du métier d'assistant administratif
- Les missions de l'assistant administratif
- Les autres noms donnés au métier d’assistant administratif
- Les compétences et connaissances nécessaires pour accéder à un emploi d’assistant administratif
- Les conditions de travail de l’assistan administratif
- L’environnement de travail de l’assistant administratif
- Le matériel utilisé par l’assistant administratif
- Les formations disponibles pour devenir assistant administratif
- Les évolutions professionnelles possibles pour un assistant administratif
- Le salaire moyen d’un assistant administratif
Fiche de poste Assistant administratif (H/F)
L’assistant administratif est un maillon important à l’organisation et au bon fonctionnement d’un service ou d’une équipe. Il est amené à assister un ou plusieurs responsables et exécute des travaux administratifs. Il peut exercer son métier dans de nombreuses structures et de nombreux domaines.
Quelles sont les missions de l'assistant administratif ? Quel est son rôle ?
- Les principales missions d’un assistant administratif sont les suivantes :
- Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
- Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
- Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger,
- Organiser des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable,
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...),
- Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...),
- Peut être amener à coordonner les tâches d’une équipe administrative.
Quels sont les autres noms donnés au métier d’assistant administratif ?
- Assistant administratif / Assistante administrative
- Secrétaire
- Secrétaire administratif / administrative
- Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
- Secrétaire bilingue
- Secrétaire bureautique
- Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire
- Secrétaire d'administration scolaire et universitaire – SASU
- Secrétaire généraliste
- Secrétaire juridique
- Secrétaire polyvalent / polyvalente
- Secrétaire trilingue
- Télésecrétaire
Quelles différences entre les métiers d'assistant administratif, assistant de direction et assistant de gestion ?
L'assistant administratif effectue des tâches administratives générales pour le bon fonctionnement du service. L'assistant de direction agit comme le bras droit du dirigeant, gérant les activités liées à ce dernier, son emploi du temps et ses déplacements. Il a souvent des responsabilités plus stratégiques et complexes. L'assistant de gestion, quant à lui, est chargé du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables, et travaille souvent sous la responsabilité directe du chef d'entreprise. Il peut également avoir des missions commerciales.
Quelles sont les compétences et connaissances nécessaires pour accéder à un emploi d’assistant administratif ?
Les compétences de l’assistant administratif :
- Accueillir une clientèle
- Planifier des rendez-vous
- Orienter les personnes selon leur demande
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des déplacements professionnels
- Définir des besoins en approvisionnement
- Suivre l'état des stocks
- Préparer les commandes
Les connaissances de l’assistant administratif :
- Sténographie
- Techniques de prise de notes
- Outils bureautiques
- Règles d'affranchissement du courrier
- Modalités d'accueil
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
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Quelles sont les conditions de travail de l’assistant administratif ?
L'activité de ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.
Quel est l’environnement de travail de l’assistant administratif ?
Le poste d’assistant administratif s’effectue dans différentes structures de travail : association, cabinet juridique, collectivité territoriale, entreprise, entreprise publique/établissement public, établissement scolaire et société de services.
De plus, de nombreux secteurs d’activité sont en recrutement d’assistant administratif tels que l’agriculture, l’assurance, le bâtiment et les travaux publics (BTP), l’éducation, la finance, l’immobilier, l’industrie, la recherche et développement, la santé et action sociale, le sport et loisirs, le transport et enfin la logistique.
Ce métier peut également s’exercer au domicile de l’intervenant ou au domicile de particulier.
Quel est le matériel utilisé par l’assistant administratif ?
L’assistant administratif doit maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureaucratiques tels que Excel, Word, Powerpoint mais aussi les outils de communication, à savoir Internet et les messageries électroniques.
Quelles sont les formations disponibles pour devenir assistant administratif ?
Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
Quelles sont les évolutions professionnelles possibles pour un assistant administratif ?
L’évolution professionnelle est possible pour un assistant administratif, en allant par exemple vers les métiers d'assistant ou secrétaire de direction, de secrétaire comptable ou encore d'assistant commercial. Cette évolution va dépendre de différents critères, notamment de son expérience à son poste, sa formation ou encore de son ancienneté dans l'entreprise.
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Quel est le salaire moyen d’un assistant administratif ?
La rémunération d'un assistant administratif varie en fonction de différents facteurs tels que l'expérience, le secteur d'activité et la localisation géographique.
En début de carrière, le salaire peut débuter autour du SMIC et progresser avec l'expérience et les responsabilités. Selon les données récentes, le salaire moyen en France s'établit à environ 1 722 € par mois. Ce chiffre peut monter jusqu'à 2 300 € brut par mois avec de l'expérience.
De façon plus précise, voici une échelle de salaires :
- Assistant administratif débutant : entre 1 400 € et 1 800 € brut par mois
- Assistant administratif avec quelques années d'expérience : entre 1 833 € et 2 917 € brut par mois
- Assistant administratif expérimenté : jusqu'à 2 300 € brut par mois
Il est également courant de percevoir une rémunération supplémentaire, qui peut aller de 1 200 € à 3 000 €.
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