ASSISTANT CONSTRUCTION (POSTE A ANAIS) (H/F)

Nous recherchons pour notre client un profil d'assistant construction.
Vos missions :
1) Assistanat construction

-  Prendre des RDV
- Gérer le courrier et les appels téléphoniques, classer et archiver
- Etablir des contrats, préparer les dossiers pour le Comité d'Investissement
- Gérer l'organisatin administrative des commissions techniques, de création et d'agrandissement : convocation des participants, compte-rendu,diffusion

2) Suivi des dossiers constructions

- Gérer l'ensemble des pièces nécessaires à l'instruction d'un PC et la réalisation de la construction jusqu'à l'ouverture du PDV : DROC, déclarations préalables, SECOIA ( assureur du groupement), mandatement des huissiers pour constat d'affichage, DAT, Modèle P, certificat de conformité
- Suivre le TSP en ce qui concerne tous les prévisionnels de travaux de dépôt ou d'obtention de PC, de travaux et d'aboutissement de projet
- Mettre à jour le logiciel de gestion IFS : Création des BC et suivi de la facturation, enregistrement, vérification et suivi des FIP
- Suivre les indicateurs ratios construction
- Mandater des huissiers et des prestataires ( études de sol, bureau de contrôle, coordonnateur SPS, SSI ...)
- Envoyer les dossiers de PC, suivre leur instruction, leur affichage
- Suivre tous les prévisionnels de date, de dates effectives, de mouvements des différents projets
- Faire le reporting du suivi d'avancement des dossiers
- Diffuser les concepts enseignes, participer à l'élaboration des baux, monter les dossiers patrimoine avec l'appui du Chargé d'Opérations

3) Coordination des différents interlocuteurs 
- Gérer les relations avec les adhérents, les architectes, les huissiers, les entreprises, les administrations publiques, les filiales du groupement, les différentes enseignes

4) Mises à jour
- Tenir les tableaux de bord : Suivi administratif des chantiers en cours, du planning de chantier du chargé d'opération, des réunions de chantiers
- Etablir et tenir à jour les échéanciers prévisionnels de règlement, de paiement, de situation, de devis
- Mettre à jour mensuellement et annuellement les PC
- Mettre à jour la Data Room et MODECO