Fiche métier Assistante administrative
Les informations clés du métier d'assistant·e administratif·ve
- Les missions de l'assistant·e administratif·ve
- Les autres noms donnés au métier d’assistant·e administratif·ve
- Les compétences et connaissances nécessaires pour accéder à un emploi d’assistant·e administratif·ve
- Les conditions de travail de l’assistant·e administratif·ve
- L’environnement de travail de l’assistant·e administratif·ve
- Le matériel utilisé par l’assistant·e administratif·ve
- Les formations disponibles pour devenir assistant·e administratif·ve
- Les évolutions professionnelles possibles pour un assistant·e administratif·ve
- Le salaire moyen d’un assistant·e administratif·ve
Fiche de poste Assistant·e administratif·ve
L’assistant·e administratif·ve est un maillon important à l’organisation et au bon fonctionnement d’un service ou d’une équipe. Il est amené à assister un ou plusieurs responsables et exécute des travaux administratifs. Il peut exercer son métier dans de nombreuses structures et de nombreux domaines.
Quelles sont les missions de l'assistant·e administratif·ve ? Quel est son rôle ?
- Les principales missions d’un assistant·e administratif·ve sont les suivantes :
- Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
- Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
- Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger,
- Organiser des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable,
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...),
- Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...),
- Peut être amener à coordonner les tâches d’une équipe administrative.
Quels sont les autres noms donnés au métier d’assistant·e administratif·ve ?
- Assistant administratif / Assistante administrative
- Secrétaire
- Secrétaire administratif / administrative
- Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
- Secrétaire bilingue
- Secrétaire bureautique
- Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire
- Secrétaire d'administration scolaire et universitaire – SASU
- Secrétaire généraliste
- Secrétaire juridique
- Secrétaire polyvalent / polyvalente
- Secrétaire trilingue
- Télésecrétaire
Quelles différences entre les métiers d'assistante administrative, assistante de direction et assistante de gestion ?
L'assistante administrative effectue des tâches administratives générales pour le bon fonctionnement du service. L'assistante de direction agit comme le bras droit du dirigeant, gérant les activités liées à ce dernier, son emploi du temps et ses déplacements. Elle a souvent des responsabilités plus stratégiques et complexes. L'assistante de gestion, quant à elle, est chargée du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables, et travaille souvent sous la responsabilité directe du chef d'entreprise. Elle peut également avoir des missions commerciales.
Quelles sont les compétences et connaissances nécessaires pour accéder à un emploi d’assistant·e administratif·ve ?
Les compétences de l’assistant·e administratif·ve :
- Accueillir une clientèle
- Planifier des rendez-vous
- Orienter les personnes selon leur demande
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des déplacements professionnels
- Définir des besoins en approvisionnement
- Suivre l'état des stocks
- Préparer les commandes
Les connaissances de l’assistant·e administratif·ve :
- Sténographie
- Techniques de prise de notes
- Outils bureautiques
- Règles d'affranchissement du courrier
- Modalités d'accueil
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
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Quelles sont les conditions de travail de l’assistant·e administratif·ve ?
L'activité de ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.
Quel est l’environnement de travail de l’assistant·e administratif·ve ?
Le poste d’assistant·e administratif·ve s’effectue dans différentes structures de travail : association, cabinet juridique, collectivité territoriale, entreprise, entreprise publique/établissement public, établissement scolaire et société de services.
De plus, de nombreux secteurs d’activité sont en recrutement d’assistant·e administratif·ve tels que l’agriculture, l’assurance, le bâtiment et les travaux publics (BTP), l’éducation, la finance, l’immobilier, l’industrie, la recherche et développement, la santé et action sociale, le sport et loisirs, le transport et enfin la logistique.
Ce métier peut également s’exercer au domicile de l’intervenant ou au domicile de particulier.
Quel est le matériel utilisé par l’assistant·e administratif·ve ?
L’assistant·e administratif·ve doit maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureaucratiques tels que Excel, Word, Powerpoint mais aussi les outils de communication, à savoir Internet et les messageries électroniques.
Quelles sont les formations disponibles pour devenir assistant·e administratif·ve ?
Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
Quelles sont les évolutions professionnelles possibles pour un assistant·e administratif·ve ?
L’évolution professionnelle est possible pour un assistant·e administratif·ve, en allant par exemple vers les métiers d'assistante ou secrétaire de direction, de secrétaire comptable ou encore d'assistant commercial. Cette évolution va dépendre de différents critères, notamment de son expérience à son poste, sa formation ou encore de son ancienneté dans l'entreprise.
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Quel est le salaire moyen d’un assistant·e administratif·ve ?
La rémunération d'un·e assistant·e administratif·ve varie en fonction de différents facteurs tels que l'expérience, le secteur d'activité et la localisation géographique.
En début de carrière, le salaire peut débuter autour du SMIC et progresser avec l'expérience et les responsabilités. Selon les données récentes, le salaire moyen en France s'établit à environ 1 722 € par mois. Ce chiffre peut monter jusqu'à 2 300 € brut par mois avec de l'expérience.
De façon plus précise, voici une échelle de salaires :
- Assistant·e administratif·ve débutant·e : entre 1 400 € et 1 800 € brut par mois
- Assistant·e administratif·ve avec quelques années d'expérience : entre 1 833 € et 2 917 € brut par mois
- Assistant·e administratif·ve expérimenté·e : jusqu'à 2 300 € brut par mois
Il est également courant de percevoir une rémunération supplémentaire, qui peut aller de 1 200 € à 3 000 €.
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