Fiche métier Assistante administrative


Image assistante administrative

Fiche de poste Assistant·e administratif·ve

L’assistant·e administratif·ve est un maillon important à l’organisation et au bon fonctionnement d’un service ou d’une équipe. Il est amené à assister un ou plusieurs responsables et exécute des travaux administratifs. Il peut exercer son métier dans de nombreuses structures et de nombreux domaines.

 

Quelles sont les missions de l'assistant·e administratif·ve ?

  • Les principales missions d’un assistant·e administratif·ve sont les suivantes :
  • Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
  • Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
  • Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger,
  • Organiser des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable,
  • Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
  • Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...),
  • Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...),
  • Peut être amener à coordonner les tâches d’une équipe administrative.

 

Quels sont les autres noms donnés au métier d'assistant·e administratif·ve ?

  • Assistant administratif / Assistante administrative
  • Secrétaire
  • Secrétaire administratif / administrative
  • Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
  • Secrétaire bilingue
  • Secrétaire bureautique
  • Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire
  • Secrétaire d'administration scolaire et universitaire – SASU
  • Secrétaire généraliste
  • Secrétaire juridique
  • Secrétaire polyvalent / polyvalente
  • Secrétaire trilingue
  • Télésecrétaire

 

Quelles sont les compétences et connaissances nécessaires pour accéder à un emploi d'assistant·e administratif·ve ?

Les compétences de l’assistant·e administratif·ve :   

  • Accueillir une clientèle
  • Planifier des rendez-vous
  • Orienter les personnes selon leur demande
  • Réaliser la gestion administrative du courrier
  • Saisir des documents numériques
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Définir des besoins en approvisionnement
  • Suivre l'état des stocks
  • Préparer les commandes

 
Les connaissances de l’assistant·e administratif·ve :

  • Sténographie
  • Techniques de prise de notes
  • Outils bureautiques
  • Règles d'affranchissement du courrier
  • Modalités d'accueil
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

 

Illustration assistante administrative

« Je dirai que les compétences les plus importantes à avoir, pour une assistante administrative, sont le sens de l’organisation, la rigueur et une grande motivation. Grace aux missions de Samsic Emploi, ça fait 5 ans que je me donne à fond ! »
Emilie. A | Assistante Administrative avec Samsic Emploi

 

Quelles sont les conditions de travail du métier d'assistant administratif·ve ?

L'activité de ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.

 

Quel est l'environnement de travail de l'assistant·e administratif·ve ?

Le métier d’assistant·e administratif·ve s’effectue dans différentes structures de travail : association, cabinet juridique, collectivité territoriale, entreprise, entreprise publique/établissement public, établissement scolaire et société de services.
 
De plus, de nombreux secteurs d’activité sont en recrutement d’assistant·e administratif·ve tels que l’agriculture, l’assurance, le bâtiment et les travaux publics (BTP), l’éducation, la finance, l’immobilier, l’industrie, la recherche et développement, la santé et action sociale, le sport et loisirs, le transport et enfin la logistique.
 
Ce métier peut également s’exercer au domicile de l’intervenant ou au domicile de particulier.

 

Quels outils sont utiles à l'assistant·e administratif·ve ?

L’assistant·e administratif·ve doit maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureaucratiques tels que Excel, Word, Powerpoint mais aussi les outils de communication, à savoir Internet et les messageries électroniques.

 

Quelles sont les formations disponibles pour devenir assistant·e administratif·ve ?

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.

 

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles après une carrière d’assistant·e administratif·ve ?

L’évolution professionnelle est possible pour un assistant·e administratif·ve, en allant par exemple vers les métiers de secrétaire de direction, de secrétaire comptable ou encore d'assistant commercial, en fonction de son expérience.

 

Quel est le salaire de l'assistant·e administratif·ve ?

Le salaire moyen de l’assistant·e administratif·ve est d’environ 1800€ bruts par mois.

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